A tömeges munkaidő és tevékenység rögzítés funkciók használata

 

A tömeges munkaidő és tevékenységek rögzítésének használata a Normában opcionálisan alkalmazható.

A funkciók célja, hogy a napi adatrögzítés és egyéni munkalap kitöltés mellett szükség és igény szerint lehetőség legyen a Normában tömeges rögzítésre a munkalapok és a különféle tevékenységek vonatkozásában egyaránt.

Használatuk kérésre, külön bekapcsolást követően, céges szinten valósítható meg.

 

A funkció bekapcsolását követően a Norma Főoldalán és a Munkalapok menüpontból indítható munkalap feltöltés résznél is megjelenik egy választó mező a „Rögzítés módja” elnevezéssel:

 

 

 

Segítségével a felhasználó eldöntheti, hogyan szeretné a munkalap rögzítést végezni:

• több embernek egy napot, vagy
• egy embernek több napot

opció szerint kívánja-e a munkalapok létrehozását elindítani.

 

 

 

Több embernek egy napot opció működése

 

A „több embernek egy napot” verzió megegyezik a normál működéssel, mely minden felhasználó számára elérhető a funkció külön bekapcsolása nélkül. A bekapcsolás után - amennyiben nem választjuk ki a másik rögzítési módot -, alapértelmezetten ezen a módon lehet megkezdeni a munkalap rögzítéseket: beállítva a megfelelő földrajzi egységet és (vagy csak) a dátumot el is indítható és elvégezhető a munkalapok rögzítése a 9.1.1 Munkalapok (jelenléti ívek) feltöltése című cikkben leírtak szerint.

 

Egy embernek több napot opció működése

 

Amennyiben az „egy embernek több napot” verziót szeretnénk használni, a rögzítés módjánál először ki kell választani a legördülőben ezt az opciót (akár a Főoldalról, akár a Munkalapok menüpontból indítjuk a rögzítést):

 

 

A kiválasztást követően a dátumválasztó üressé válik, de mivel kötelező a mező kitöltése, a munkalapok rögzítésének elindításához szükséges egy időintervallum kijelölése, mely a naptárikon használatával tehető meg.

 

 

A naptárikont megnyitva beállítható az az időszak (…-tól - …-ig), amelynek napjaira egyszerre elkészülhetnek a munkalapok.

 

 

Amennyiben a „Földrajzi egység” mező aktív, annak kiválasztása is meg kell, hogy történjen.

 

 

Miután a szükséges adatok mindegyik mezőben megadásra kerültek, elindítható a zöld gombbal a „Munkalapok rögzítése”, ami után a Munkalapok feltöltése oldalra jutunk.

 

 

Ha földrajzi egység alapján történik a rögzítés, akkor felül annak megnevezése jelenik meg, alatta pedig egy három blokkra elkülönülő felület látható, a normál működéshez hasonló felosztásban.

A bal oldali blokkban a „Dolgozó” elnevezésű mezőben legördülő segítségével lehet kiválasztani, hogy mely dolgozó számára kívánjuk az előzetesen már kijelölt időintervallumra - ami a „Dátum” alatt meg is jelenik - a munkalapokat elkészíteni.

A lenyíló listában meg tudjuk keresni és kiválasztani a rögzíteni kívánt személyt.

 

 

A munkavállaló úgy is megkereshető, hogy elkezdjük beírni a dolgozó nevét, mely által már egy szűkített találati listából tudjuk elvégezni a választást.

 

 

A „Dátum” mezőbe kattintva megnyílik egy naptárfelület, ahol újabb napok jelölhetők ki munkalapok létrehozására.

 

 

A középső blokkban egyrészt a munkaidő típusa vagy munkalap státusza választható ki, vagyis itt adjuk meg, hogy az illető jelen volt-e vagy távol aznap és milyen jogcímen a jelenleg választható típusok használatával:

 

• Jelen
• Állásidő (egész napos) - csak speciális esetekre szolgál
• Fizetett szabadság
• Betegszabadság
• Táppénz (60%)
• Táppénz (100%)
• Fizetés nélküli szabadság
• (Fizetett) munkaszüneti nap
• Igazolatlan távollét
• Igazolt, fizetett távollét
• Igazolt, nem fizetett távollét
• Rendkívüli fizetett szabadság

Másrészt a kiegészítő mezők segítségével a „Jelen” típusú munkalapok esetében előzetesen egyszerre meg lehet adni a bal oldali sávban kiválasztott dolgozó számára - ha a kijelölt napokon azonos munkarendben dolgozott -, a munkaidő kezdési- és befejezési időpontjait, egyúttal a beosztás szerint ledolgozott időt is.

 

 

A Munkaidő kezdete, Munkaidő vége (szünettel együtt) mezők funkciójukat tekintve megegyeznek a munkalapokon található „Kezdési idő” és „Befejezési idő” elnevezésű mezőkkel, ahol a munkaidő kezdetének és végének időpontjait lehet rögzíteni, míg a Ledolgozott óra (szünet nélkül) mező a munkalapokon belül a „Beosztás szerinti órák száma” elnevezésű mezőnek felel meg, amennyiben a dolgozó adatlapján a munkaidő-beosztásnál a munkaidőkeret került rögzítésre.

 

 

A kék színű Áthelyez gombra kattintva a kiválasztott dolgozó átkerül a jobb oldali blokkba a kijelölt időszakkal és meghatározott munkalap státusszal.

 

 

A Munkalapok létrehozása gomb megnyomásával a kijelölt időszakra a megadott személy számára az összes munkalap egyszerre elkészül a megfelelő státusszal.

 

 

Az „egy embernek több napot opció” Munkalapok feltöltésének felülete alkalmas arra, hogy folytatható legyen a munkalapok létrehozásának folyamata pl. ugyanannak a munkavállalónak további munkalapok előkészítésére más időszakokra akár azonos státusszal, jelen esetében azonos adatokkal a kiegészítő mezőkben, illetve szintén jelen esetében lehet más adatokkal a kiegészítő mezőkben, akár más státusszal.

 

 

Valamint további munkavállalók választhatók ki és elvégezve számukra is szükség szerint a kívánt időszak és státuszbeállításokat egyszerre indíthatók el a kijelölt munkalapok létrehozása.

 

 

Ameddig van olyan munkavállaló, időszak, más jelenlét/távollét forma, amikre rögzíteni szeretnénk, akkor akkor azokra is be lehet állítani a kívánt adatokat, majd őket is áthelyezni.

 

 

Fontos: addig ne indítsuk el a munkalapok létrehozását, amíg mindegyik munkavállaló/időszak áthelyezésre nem került a jobb oldalra a megfelelő munkalap státusszal, illetve jelen esetében a megfelelő kiegészítő adatokkal!

 

Ha több munkavállalót többféle időszakra és munkalap státuszokkal szeretnénk rögzíteni, akkor mindig be kell tartani az alábbi sorrendet:

• először a bal oldali blokkban: név kiválasztása és időszak kijelölése
• aztán a középső részben: státusz meghatározása - ettől függően kiegészítő mezők kitöltése - áthelyezés
• amint a jobb oldali sávba átkerül az első adatcsoport, ezt követően kezdhető újra a folyamat a felületen szükség szerint

Ha minden dolgozó/időszak páros, amikre munkaidő adatot készülünk rögzíteni (munkalapot létrehozni), akkor nyomjunk a Munkalapok létrehozása gombra. Így mentjük a kiválasztott adatokat, egyúttal létrejönnek a jelenléti ívek.

Csoportos munkalap generálás után a listában szereplő első jelen státuszú munkavállaló egyéni munkalapjára jutunk, ahol megadható az adott nap részletezése műveletekkel, valamint egyéb, idő alapú tevékenységekkel felosztható a napi munkaidő.

 

Fontos: A kiegészítő mezők kitöltésével a beírt adatok az összes kiválasztott munkavállaló/időszak munkalapján megjelennek a létrehozás pillanatában, így már csak az esetleges eltérő teljesítések és tevékenységek felvitelét kell egyénileg elvégezni, így ezzel is csökkenthető a munkalapok adminisztrálására fordított idő.

 

Fontos: a kiegészítő mezők csak „Jelen” esetén használhatók, távollét típusú státuszra kattintva (pl. Fizetett szabadság stb.) inaktívakká válnak, nem lehet egyikbe sem írni.

 

 

Jövőbeli időszak kijelölése esetén a Munkalapok feltöltése oldalon a „Jelen” opció elszürkül, nem kiválasztható, mivel „Jelen” típusú munkalapot csak aznapra és visszamenőlegesen lehet egyszerre több napra elkészíteni.

 

 

Ha az előzetesen kijelölt időszak tartalmaz olyan napot, amelyre a kiválasztani kívánt dolgozónak már készült korábban munkalap, akkor a munkavállaló neve nem jelenik meg a legördülő listában kiválasztásra. Illetve, ha előbb egy dolgozónak olyan időszakot jelölünk ki és állítjuk be az előzetes adatokat, amelyen belül még egyik napra sem létezett számára munkalap, majd áthelyezzük a jobb oldalra, és ezt követően kerül beállításra olyan időintervallum a részére, amely tartalmaz olyan napot, amire már készült korábban munkalap, akkor a hiányzó napokra készülnek csak el a munkalapok.

Amennyiben olyan időszak kerül kijelölésre, amelyen belül hétvégi napok is vannak, akkor azokra is létrejönnek a munkalapok a meghatározott státusszal, pl. 2023. augusztus 14-2023. augusztus 25. megadásánál a 08.19-20-i hétvégi napokra is elkészülnek a munkalapok jelen státusszal az aktuális példánál.

 

 

Ha nincs rájuk szükség, akkor törölni kell őket. Ez megtehető pl. a munkalapon belül elérhető „Törlés” gombbal:

 

 

Továbbá a munkalapok listanézetében a megfelelő sor második (…) ikonjára kattintva a „Törlés” lehetőséget választva is elvégezhető a munkalap törlése:

 

 

 

Munkalapok másolása

 

A tömeges rögzítés választó beállításával együtt válik elérhetővé a munkalap másolás funkció, melynek eredményeképp a következő felületeken megjelenik egy kék színű „Másolás” elnevezésű gomb:

• egyrészt a munkalapon belül, már új munkalapnál is

​​​​​​​

 

• továbbá a másolás lehetősége a munkalap listán is elérhető a „…” (további lehetőségek) ikon lenyitásával

​​​​​​​

 

Fontos: a másolás egy adott dolgozó munkalapjaira vonatkozóan tud megtörténni, másik munkavállaló munkalapjaira nem alkalmazható!

 

A folyamat során a kiválasztott munkalap a dátumot leszámítva teljes adattartalommal kerül másolásra, tehát amennyiben a munkalap tartalmaz teljesítéseket, tevékenységeket stb., azok is rákerülnek a kijelölt munkalapokra.

 

Fontos: ahhoz, hogy a teljesítések, tevékenységek stb. másolhatók legyenek, az ezeket tartalmazó munkalapoknak előzetesen mentésre kell kerülniük velük együtt!

 

 

Egy újonnan létrehozott, jelen státuszú munkalap, ami a munkalapok feltöltése felületen a kiegészítő mezők használatának köszönhetően a létrehozás pillanatában tartalmazza és menti a munkaidő kezdete és vége időpontokat, valamint a ledolgozott órát, szerkesztés közben ezekkel az adatokkal már másolhatóvá válik. A rögzített teljesítések, tevékenységek stb. pedig csak akkor, ha előbb mentjük a munkalapot. Ezután vagy visszanyitjuk a másolni kívánt munkalapot szerkesztésre, vagy a munkalapok listasorából indítjuk a másolást a korábban említett módon.

Bármelyik másolási opciót is választjuk, a Másolás gombot megnyomva megnyílik a „Munkalap másolása” felület, ahol egy „Dátumok” elnevezésű mező segítségével ki lehet jelölni, mely napokra történjen meg az adott munkalap tartalmának másolása.

 

​​​​​​​

 

Miután a megfelelő napokat kijelöltük, majd az „Alkalmazás” használatával a „Dátumok” mező kitöltésre került, a zöld színű „Mentés” gombra kattintva elkészülnek az adott munkalap másolatai a megjelölt napokra.

 

 

A sikeres másolásról a Munkalapok felületén szöveges visszajelzést kapunk, dátum szerint feltüntetve azokat napokat, amelyekre a másolás megtörtént: „Sikeres munkalap másolás a következő nap(ok)ra:

 

 

Amennyiben valamely nap(ok)ra nem lehetséges a másolás elvégzése a szoftverben, arról is érkezik szöveges visszajelzés a konkrét napok megjelölésével: „Sikertelen munkalap másolás a következő nap(ok)ra:

 

 

A sikertelen másolás oka lehet például, ha a kijelölt napokra korábban már készültek munkalapok.

A munkalap másolásánál aznapnál előrébb nincs lehetőség a másolásra sem jelen (jelen esetében előre soha nincs lehetőség a Normában munkalap létrehozásra), sem távollét típusú munkalapoknál (mivel azok tömegesen létrehozhatók a választó használatával), csak aznapra és/vagy elmúlt időszakra lehet megtenni, ezt jelzik a megnyitott naptár ablakban jelen típusú munkalap másolásánál az áthúzott napok: