A munkalapokon rögzített napi adatok alapján egy összefoglaló munkaidő áttekintő riportot készíthetünk. Ebben látszik, hogy a dolgozók melyik nap voltak jelen, hány órát dolgoztak vagy ha távol voltak, milyen jogcímen.
A feltöltött jelenléti ívek és a munkalapokon megadott adatok gyakorlatilag a Munkaidő nyilvántartás című lekérdezés segítségével ellenőrizhetők.
Munkaügyi jelentések szerepkörrel rendelkező felhasználó számára jelenik meg és használható ez a lekérdezés-típus.
A Munkaidő nyilvántartás mező végén lévő legördülő segítségével megjelennek a paraméterezést segítő mezők. Ezek beállításáról a 12.1.1. cikkben, A lekérdezések beállításai részben írtunk. A kívánt paraméterek meghatározása után a kék, Lekérdezés készítése gombra kattintva elindul a fájl készítése.
Egy külön ablakban követhetjük az excel elkészülését, melyet a kék színű, Fájl letöltése gomb megjelenése jelez. A gombra kattintva a lekért adatokat tartalmazó táblázat letölthető, majd megnyitható.
Az elkészült táblázat kinyomtatható. Naptárszerűen tartalmazza a feltöltött munkaidő adatokat: a ledolgozott órákat és a különböző távolléteket. Ez alapján ellenőrizhető, hogy megfelelő-e a munkalapok kitöltése.
Amennyiben több hónapra kiterjedő időszak kerül beállításra, akkor az excelben a hónapok és a napok megjelenése annak megfelelően történik.
A fájl első oszlopai a dolgozói adatokat tartalmazzák, a Munkaórák száma oszlopba az adott munkavállalóhoz tartozó szerződés szerinti óraszámok kerülnek, majd az egyes napokra a munkalapokon rögzített státuszok jelennek meg sorban naponként.
Amennyiben a munkalap létrehozásakor a dolgozóhoz „Jelen” lett beállítva, akkor a táblázatban az aznapra rögzített, ledolgozott óraszámok láthatók.
Az egyéb státuszok, illetve távollétek az elnevezéseikből létrehozott rövidítésekkel szerepelnek, melyek feloldása a következő:
- A: Állásidő
- Fsz: Fizetett szabadság
- Bsz: Betegszabadság
- Tp: Táppénz
- Fn: Fizetés nélküli szabadság
- Fü: Fizetett munkaszüneti nap
- Ig: Igazolatlan távollét
- Ift: Igazolt, fizetett távollét
- Inft: Igazolt, nem fizetett távollét
- Rfsz: Rendkívüli fizetett szabadság
A Fizetett munkaszüneti nap automatikusan kerül beállításra a Normában, nem szükséges külön munkalapon létrehozni. A munkalapok létrehozásáról, azok beállítható státuszairól a 9.1.1 Munkalapok (jelenléti ívek) feltöltése és a 9.1.2 A Munkalapok tartalma című cikkekben olvashat.
|
Fontos: a táblázatban bármilyen adat módosítható, azonban ezek nem jutnak vissza a szoftverbe. Ha hibát találnak, akkor azt a programban kell módosítani! |
A Munkaidő összesítés a munkalapokon rögzített jelenlét és távollét adatokat (gyakorlatilag a Munkaidő nyilvántartásban részletezett adatokat) összegzi tételesen. Ily módon akár a bérszámfejtés számára is továbbítható és felhasználható dokumentum.
A Munkaidő összesítés mező végén lévő legördülő segítségével megjelennek a paraméterezést segítő mezők. Ezek beállításáról a 12.1.1. cikkben, A lekérdezések beállításai részben írtunk. A kívánt paraméterek meghatározása után a kék, Lekérdezés készítése gombra kattintva elindul a fájl készítése.
Egy külön ablakban követhetjük az excel elkészülését. A sikeres lekérdezés elkészülése után a kék színű Fájl letöltése gomba kattintva letöltésre kerülnek a kívánt adatok és táblázatos formában megtekinthetők.
A letöltött fájl A-tól H-ig tartó oszlopaiban a dolgozókra vonatkozó legfontosabb adatok jelennek meg, az ez után következő oszlopok pedig a Munkaidő összesítést tartalmazó adatokat részletezik.
|
Ledolgozandó idő |
nap |
A lekérdezett időszakban lévő munkanapok száma szerepeljen – Ez az oszlop dőlt betűvel tartalmazza az adatokat. Tartalmazza a fizetett munkaszüneti napokat is! (bár az nem minősül ledolgozandónak, a távollétekben szerepel, így a ledolgozott idők és a távollétek összege optimális esetben megegyezne a ledolgozandó idővel - kivéve, ha van rendkívüli munkaidő) |
|
|
óra |
A lekérdezett időszakban lévő munkanapok száma és a dolgozó törzsadatoknál megadott aktuális napi munkaidejének a szorzata – Ez az oszlop dőlt betűvel tartalmazza az adatokat. Tartalmazza a fizetett munkaszüneti napokat is! (bár az nem minősül ledolgozandónak, a távollétekben szerepel, így a ledolgozott idők és a távollétek összege optimális esetben megegyezne a ledolgozandó idővel - kivéve, ha van rendkívüli munkaidő) |
||
|
Eltérés a ledolgozott és ledolgozandó idő között |
óra |
A ledolgozandó idő és ledolgozott idő+távollétek különbsége |
|
|
Ledolgozott teljes munkaidő |
Ledolgozott rendes munkaidő |
nap |
A jelen és az egész napos állásidő típusú munkalapok száma. |
|
óra |
A jelen és az egész napos állásidő típusú munkalapokon megadott beosztás szerinti órákat összesíti – ennek hiányában a törzsadatoknál szereplő napi munkaidő óraszámával számol. Ha van a munkalapon távollét (igazolt, igazolatlan), akkor azokat levonja. |
||
|
Rendkívüli |
óra |
A munkalapokon a rendkívüli munkaidő részben megadott időtartamokat összesíti. |
|
|
Ledolgozott munkaidő részletezése |
Teljesítményes idő |
óra |
A munkalapokon rögzített teljesítmények időtartamát összesítse, ne csak a teljesítménybéres munkavállalóknál tartalmazzon adatot, hanem mindenkinél, akihez rögzítettek teljesítést. A tevékenységek részhez megadott időtartamok nem ide számolódnak. |
|
Óradíjas tevékenységek |
óra |
A munkalapon az egyéb, idő alapú tevékenységek részben az alábbi főtípusokhoz rögzített időtartamokat összesítse: óradíjas tevékenység, javítás |
|
|
Napközi állásidő |
óra |
A munkalapon az egyéb, idő alapú tevékenységek részben rögzített állásidő főtípushoz tartozó tevékenységek időtartamait hozza. |
|
|
Egész napos állásidő |
nap |
Az egész napos állásidő típusú munkalapok száma |
|
|
óra |
Az egész napos állásidő típusú munkalapokon megadott beosztás szerinti órákat összesíti – ennek hiányában a törzsadatoknál szereplő napi munkaidő óraszámával számítjuk |
||
|
Távolléti díjas |
óra |
A munkalapon az Egyéb, idő alapú tevékenységek részben rögzített Távolléti díjas tevékenység főtípushoz tartozó tevékenységek időtartamait hozza. |
|
|
Eltérések |
óra |
Ledolgozott teljes munkaidő és a Munkalapon lévő összes jogcímre elszámolt idő különbsége. |
|
|
Távollétek |
Összes távollét |
nap |
A távollét oszlopok összege napban |
|
óra |
A távollét oszlopok összege órában |
||
|
Szabadság |
nap |
A Fizetett szabadság és a rendkívüli fizetett szabadság típusú munkalapok száma |
|
|
óra |
A Fizetett szabadság és a Rendkívüli fizetett szabadság típusú munkalapokon megadott beosztás szerinti órákat összesíti – ennek hiányában a törzsadatoknál szereplő napi munkaidő óraszámával számítjuk. |
||
|
Betegszabadság |
nap |
A Betegszabadság típusú munkalapok száma |
|
|
óra |
A betegszabadság típusú munkalapokon megadott beosztás szerinti órákat összesíti – ennek hiányában a törzsadatoknál szereplő napi munkaidő óraszámával számítjuk. |
||
|
Táppénz |
nap |
A táppénz (60%, 100%) típusú munkalapok száma |
|
|
óra |
A táppénz (60% és 100% is) típusú munkalapokon megadott beosztás szerinti órákat összesíti – ennek hiányában a törzsadatoknál szereplő napi munkaidő óraszámával számítjuk. |
||
|
Munkaszüneti |
nap |
A (Fizetett) munkaszüneti nap típusú munkalapok száma |
|
|
óra |
A (Fizetett) munkaszüneti nap típusú munkalapokon megadott beosztás szerinti órákat összesíti – ennek hiányában a törzsadatoknál szereplő napi munkaidő óraszámával számítjuk. |
||
|
Fizetés |
nap |
A Fizetés nélküli szabadság típusú munkalapok száma |
|
|
óra |
A fizetés nélküli szabadság típusú munkalapokon megadott beosztás szerinti órákat összesíti – ennek hiányában a törzsadatoknál szereplő napi munkaidő. óraszámával számítjuk. |
||
|
Igazolatlan |
nap |
Az Igazolatlan távollét típusú munkalapok száma |
|
|
óra |
Az igazolatlan távollét típusú munkalapokon megadott beosztás szerinti órákat összesíti – ennek hiányában a törzsadatoknál szereplő napi munkaidő óraszámával számítjuk, illetve adja hozzá az egyéb idő alapú tevékenységek között rögzített igazolatlan távollét órákat is! |
||
|
Igazolt, |
nap |
Az Igazolt, fizetett távollét típusú munkalapok száma |
|
|
óra |
Az Igazolt, fizetett távollét típusú munkalapokon megadott beosztás szerinti órákat összesíti – ennek hiányában a törzsadatoknál szereplő napi munkaidő óraszámával számol. |
||
|
Igazolt, |
nap |
Az Igazolt, nem fizetett távollét típusú munkalapok száma |
|
|
óra |
Az igazolt, nem fizetett távollét típusú munkalapokon megadott beosztás szerinti órákat összesíti – ennek hiányában a törzsadatoknál szereplő napi munkaidő óraszámával számítjuk, illetve adja hozzá az egyéb idő alapú tevékenységek között rögzített igazolt, nem fizetett órákat is! |
||
|
Pótlékok összes Alapideje |
óra |
A munkalapokon a pótlékok részben megadott időtartamokat összesítse. (Csak informatív oszlop!) |
|
|
Fontos: mind a Ledolgozott időre, mind a távollétekre vonatkozóan a rögzített adatok napi és óra alapú összesítésekben is megtalálhatók az excelben. Ez a bontás hozzájárul ahhoz, hogy a munkaidőkeretes dolgozók esetében is valós eredmények szerepeljenek a távollétek rögzítésénél. Az óra azonban nem minden esetben a törzsadat szerinti napi munkaidő és az adott típus szerinti napok szorzata, hanem amennyiben a munkalapon ki lett töltve a beosztás szerinti óra, akkor a szoftver azt veszi alapul a számításnál. |
A munkalapokon rögzített adatok alapján kiválthatjuk a papír alapú jelenléti íveket is. Adott hónapra (vagy más tetszőleges időszakra) pdf formátumban elkészíthető valamennyi munkavállaló egyéni jelenléti íve.
A letöltés paraméterezéséről a 12.1.1. cikkben, A lekérdezések beállításai részben írtunk. A kívánt paraméterek meghatározása után a kék, Lekérdezés készítése gombra kattintva elindul a fájl készítése. Nyomtatható jelenléti ívet akár egyetlen vagy néhány konkrét munkavállaló számára is letölthetünk.
A mezők igény szerinti kitöltése után a kék színű, Lekérdezés készítése gombra kattintva indítható el a jelenléti ívek készítése. Egy külön ablakban követhetjük a fájl elkészülését, melyet a kék színű, Fájl letöltése gomb megjelenése jelez. A gombra kattintva a jelenléti íveket pdf formában kapjuk meg.
Kinyomtatva aláírhatók, bizonylatként tárolhatók, igény szerint felhasználhatók.
