A Földrajzi egységek szerepe és felülete

A „Földrajzi egységek” a szervezet földrajzilag egyértelműen elkülönülő egységeinek azonosítására szolgálnak. Erre az almenüre kattintva a megjelenő felületen, a szervezet eddig létrehozott földrajzi egységeit láthatjuk az alá-, illetve fölérendeltségi viszonyokkal. Ha új földrajzi egységet szeretnénk létrehozni, kattintsunk a felület jobb felső sarkában található zöld „+ Új földrajzi egység” gombra.

 

Új Földrajzi egység létrehozása

Új földrajzi egységet hozzáadhatunk manuálisan, a szükséges űrlap kitöltésével, vagy importálással is betölthetünk, egyszerre többet.

 

A manuális létrehozásához a felületen a jobb felső sarokban található zöld „+ Új földrajzi egység” gombra kell kattintanunk.

 A megnyíló űrlap bal oldalán adhatjuk meg az új földrajzi egység alapadatait. Minimálisan meg kell adnunk az egység nevét - a kis piros csillaggal jelölt „Név” mezőben.  A felület jobb oldalán a „Kiegészítő adatok” részben egy vagy több azonosító kódot is rendelhetünk (egy azonban kötelező) új földrajzi egységhez. Ehhez a zöld + gombot kell megnyomni. A „Gyűjtő” elnevezésű legördülő menüből kiválaszthatjuk, hogy az új földrajzi egység melyik, már meglévő földrajzi egység alá legyen rendelve. Az adatok kitöltése után kattintsunk a felület alján megtalálható zöld „Mentés” gombra.

Lehetőség van egy földrajzi egységhez több kódot megadni. Ez azért fontos, mert - példának okáért - ha több adatkörünk van, és ezekben vannak azonos földrajzi egységek, de eltérő kóddal, akkor nem kell duplán létrehozni a földrajzi egységeket. Továbbá a jogosultságkezelésben is elegendő a több kóddal rendelkező egységhez hozzáférést adni. Az ezen belüli korlátozás az adatkörökhöz tartozó hozzáféréstől függ.

 

Földrajzi egységek importálása

 

Lehetőség van a földrajzi egységeket tömegesen is feltölteni (pl. első használatbavételnél). Ehhez a felületen a jobb felső sarokban található kék„+Importálás” gombra kell kattintanunk.

 

Fontos: Földrajzi egységek importálása csak a szoftverből letöltött és helyesen kitöltött excel használatával lehetséges.

A szükséges fájl a Földrajzi egységek importálása felületről a kék színű „Excel sablonfájl letöltése” megnevezésű gombbal tölthető le.

 

A táblázatot értelemszerűen kell kitölteni, a földrajzi egységek nevét és kódját tetszőleges karakterekkel lehet megadni. Az excel fájl viszont nem kezeli a 0-val kezdődő kódokat, így célszerű nem ilyen formát alkalmazni. 

A megfelelő adatok megadását követően a fájl menthető és importálható. Az importálás oldalon a szürke színű „Fájl kiválasztása” gombra kattintva keressük meg az elmentett sablont. A feltölteni kívánt fájl kiválasztása az excel nevére, majd a Megnyitás gombra kattintva történik meg. Ezt követően a kiválasztott fájl neve megjelenik a Fájl kiválasztása gomb mellett, majd a felület bal alsó részében található zöld színű Importálás gomb segítségével lehet az importálás folyamatát elindítani.

Az importálás elindítása után a szoftver azonnal a Szinkronizációs utasítások felületre navigál, ahol nyomon követhető a Szinkronizációs utasítások feldolgozottsága.

Sikeres beolvasás esetén „Teljesítve” felirat jelenik meg, és egy zöld sávban számszerűen is látható a beolvasott tételek száma.

A feldolgozottságot mutató sáv alatti kék színű, „Szinkronizálandó tételek” elnevezésű gombot megnyomva a beolvasott adatok részletezését lehet megtekinteni.

 

 

Amennyiben az excel beolvasása közben a szoftver valamilyen hibát érzékel, akkor a szinkronizáció „Lezárva, de kivételekkel” feldogozottsági állapotot eredményez.

A „Szinkronizálandó tételek” listájában az „Állapot részletei” oszlopban az „i” jelzésre húzva az egeret kiderül a hibás beolvasás oka.

A földrajzi egységek neve és kódja nem ismétlődhet. Ismétlődés esetén import során felülíródhat más egység.

 

Meglévő földrajzi egység törléséhez - hasonlóan a szervezeti egységek esetéhez - a földrajzi egység neve előtti „Szemetes" ikonra kattintva az ikon piros színűre változik. Ekkor egy új felületen a szoftver rákérdez, hogy biztosan törölni szeretnénk-e ezt az elemet. Ha igen akkor ezt megerősítve az elem törlődik.

Fontos: amelyik földrajzi egység alá korábban másik földrajzi lett rendelve, az nem törölhető. Erről tájékoztat is minket a Norma, a felület jobb felső sarkában megjelenő üzenettel. "A földrajzi gyűjtő nem törölhető, mert földrajzi egységet tartalmaz":