A Szervezeti egységek szerepe és felülete a Norma szoftverben

A Szervezet egységek fontos szerepet játszanak a szoftverben. Ugyanis a „Szervezeti egységek” használatával a földrajzi egységeken (telephelyeinken) átívelő, szervezeti egységeinket azonosíthatjuk. Például, ha van három földrajzilag elkülöníthető telephelyünk a szervezetünkben, ezek lesznek a földrajzi egységeink, de mindegyik telephelyünkön van beszerzési osztály, termelési osztály: ezek az osztályok lesznek a szervezeti egységeink.

A Szervezeti egységek almenüre kattintva a megnyíló felületen tekinthetjük meg a már meglévő szervezeti egységeinket, ezek alá- és fölérendeltségi viszonyait, valamint itt hozhatunk létre további szervezeti egységeket.

 

Új Szervezeti egység létrehozása

Új szervezeti egységet hozzáadhatunk manuálisan, a szükséges űrlap kitöltésével, vagy importálással is betölthetünk, egyszerre többet.

 

A manuális létrehozásához a felületen a jobb felső sarokban található zöld „+ Új szervezeti egység” gombra kell kattintanunk. A megnyíló felület kettő részre osztható. Baloldalt adhatjuk meg az új szervezeti egységünk alapadatait, ahol minimálisan meg kell adnunk az új szervezeti egységünk nevét a kis piros csillaggal jelölt „Név” mezőben. A felület jobb oldalán a „Kiegészítő adatok” részben egy vagy több azonosító kódot is rendelhetünk (egy azonban kötelező) új szervezeti egységünkhöz. Ehhez a zöld + gombot kell megnyomni. A „Gyűjtő” elnevezésű legördülő menüből kiválaszthatjuk, hogy az új szervezeti egység melyik, már meglévő szervezeti egység alá legyen rendelve. Az adatok kitöltése után kattintsunk a felület alján megtalálható zöld „Mentés” gombra.

Meglévő szervezeti egység törléséhez a szervezeti egység neve előtti "szemetes" ikonra kattintva az ikon piros színűre változik.

Ekkor egy új felületen a szoftver rákérdez, hogy biztosan törölni szeretnénk-e ezt az elemet. Ha igen akkor ezt megerősítve az elem törlődik.

Fontos: amelyik szervezeti egység alá már tartozik egy vagy több szervezeti egység, az nem törölhető. Erről tájékoztat is minket a Norma, a felület jobb felső sarkában megjelenő üzenettel. "A szervezeti gyűjtő nem törölhető, mert szervezeti egységet tartalmaz."

 

Lehetőség van egy szervezeti egységhez több kódot is megadni. Ez azért lehet fontos, mert ha több adatkörünk van, és ezekben vannak azonos nevű, de eltérő kóddal rendelkező szervezeti egységek, akkor nem kell duplán létrehozni a szervezeti egységeket. Továbbá: a jogosultságkezelésben is elegendő a több kóddal rendelkező egységhez hozzáférést adni. Az ezen belüli korlátozás az adatkörökhöz tartozó hozzáféréstől függ.

 

Szervezeti egységek importálása

Lehetőség van a szervezeti egységeket tömegesen is feltölteni (pl. első használatbavételnél). Ehhez a felületen a jobb felső sarokban található kék„+Importálás” gombra kell kattintanunk.

Fontos: Szervezeti egységek importálása csak a szoftverből letöltött és helyesen kitöltött excel használatával lehetséges.

A szükséges fájl a Szervezeti egységek importálása felületről a kék színű „Excel sablonfájl letöltése” megnevezésű gombbal tölthető le.

A táblázatot értelemszerűen kell kitölteni, a szervezeti egységek nevét és kódját tetszőleges karakterekkel lehet megadni. Az excel fájl viszont nem kezeli a 0-val kezdődő kódokat, így célszerű nem ilyen formát alkalmazni. 

A megfelelő adatok megadását követően a fájl menthető és importálható. Az importálás oldalon a szürke színű „Fájl kiválasztása” gombra kattintva keressük meg az elmentett sablont. A feltölteni kívánt fájl kiválasztása az excel nevére, majd a Megnyitás gombra kattintva történik meg. Ezt követően a kiválasztott fájl neve megjelenik a Fájl kiválasztása gomb mellett, majd a felület bal alsó részében található zöld színű Importálás gomb segítségével lehet az importálás folyamatát elindítani.

Az importálás elindítása után a szoftver azonnal a Szinkronizációs utasítások felületre navigál, ahol nyomon követhető a Szinkronizációs utasítások feldolgozottsága.

Sikeres beolvasás esetén „Teljesítve” felirat jelenik meg, és egy zöld sávban számszerűen is látható a beolvasott tételek száma.

A feldolgozottságot mutató sáv alatti kék színű, „Szinkronizálandó tételek” elnevezésű gombot megnyomva a beolvasott adatok részletezését lehet megtekinteni.

Amennyiben az excel beolvasása közben a szoftver valamilyen hibát érzékel, akkor a szinkronizáció „Lezárva, de kivételekkel” feldogozottsági állapotot eredményez.

A „Szinkronizálandó tételek” listájában az „Állapot részletei” oszlopban az „i” jelzésre húzva az egeret kiderül a hibás beolvasás oka.

A szervezeti egységek neve és kódja nem ismétlődhet. Ismétlődés esetén import során felülíródhat más egység.